La Cancillería diocesana es la oficina encargada de la expedición de documentos oficiales de la Diócesis de Pasto, como: Decretos Episcopales, Certificados para Sacerdotes, Actas de Ordenación, Emolumentos, Certificados para Parroquias, Comunidades Religiosas, Colegios, Universidades e Instituciones propias de la Diócesis de Pasto, o externas de orden religioso, que necesiten acreditar su existencia en el territorio de nuestra Jurisdicción, además de su Representación legal para trámites civiles, ante entes oficiales del Estado Colombiano o del exterior.

Son funciones del Canciller elaborar documentos que le sean encomendados por el Señor Obispo, tratar asuntos con la Santa Sede, la Nunciatura Apostólica, otras jurisdicciones eclesiásticas, el gobierno civil y entidades públicas o privadas; en su calidad de Notario, dar fe de los documentos oficiales emanados del Señor Obispo, del Vicario General y los propios de la dependencia; así como registrar y autenticar las firmas de los Párrocos y Sacerdotes en las partidas de los sacramentos administrados a los fieles, expedir licencias y facultades; custodiar y tener al día el archivo de los asuntos tratados en la curia; asesorar y brindar información a los Sacerdotes, secretarias y secretarios de los despachos parroquiales y laicos en general.

Según el Código de Derecho Canónico, en cada jurisdicción eclesiástica (canon 482) § 1. Debe designarse un canciller, cuya principal función, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma. § 2. Cuando sea necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado vicecanciller. § 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la curia. (canon 483) § 1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma da fe pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los asuntos judiciales, o sólo para los actos referentes a una determinada causa o asunto. § 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de un sacerdote.